Organiser une manifestation

Dans un souci d’efficacité, la ville d’Essarts en Bocage a souhaité mettre en place une procédure pour la bonne coordination et la validation des événements organisés sur le territoire de la commune. Le tissu associatif est très dynamique et les demandes de manifestations par les associations ou les particuliers se multiplient chaque année.

 

Le service « manifestations » est chargé de traiter les demandes, de planifier les activités et d’organiser en lien avec les différents services opérationnels de la commune, la mise en œuvre logistique des besoins exprimés. Le respect de ces procédures est un préalable obligatoire afin que la manifestation soit organisée au mieux dans les respects réglementaires garantissant son succès et sa sécurité.

 

Comment organiser une manifestation ?

Chaque année au 15 décembre de l’année N-1, il convient d’adresser au service manifestations, les dates des événements prévus dans le cadre de vos activités et les lieux souhaités pour l’année N+1. Cette démarche permet à la commune d’anticiper au mieux la logistique nécessaire et d’assurer une bonne répartition des manifestations. Cela limitera les chevauchements des activités les mêmes jours et weekend.

Une fois les ajustements effectués, le calendrier annuel sera envoyé par mail à l’ensemble des présidents des associations Essartoises ou des particuliers demandeurs.

 

Pour le quartier des Essarts

Au minimum 3 mois avant la date de votre manifestation, pour toutes manifestations organisées sur le quartier des Essarts, vous devrez remplir et adresser au service manifestation le formulaire « demande d’organisation d’une manifestation ». Ce document peut être demandé directement auprès du service manifestation ou être téléchargé dans la rubrique "documents téléchargeables" ci-dessous.

Il conviendra d’envoyer qu’un seul et unique formulaire, dûment complété et y joindre les pièces administratives utiles. Afin de traiter dans de bonnes conditions votre demande, le délai de 3 mois minimum est incompressible. En sus de l’organisation logistique, la commune doit pour la plupart des manifestations se rapprocher d’avis auprès des services du département et/ou de l’Etat, et seule une saisie anticipée garantira le bon déroulement de l’événement. Le service manifestation est votre seul interlocuteur dans l’instruction du dossier. Des éléments complémentaires pourront vous être demandés et une réunion de coordination sera éventuellement organisée, en fonction de l’ampleur de la manifestation.

La commune vous fera parvenir un courrier de réponse indiquant la suite apportée à la demande.

En cas de soutien via une participation financière ou un apport en moyen humains et techniques, la mention de la participation de la commune devra être apposée sur tous vos supports de communication.

Il est précisé que cette procédure s’applique également pour les manifestations récurrentes, ainsi que pour les manifestations se déroulant dans un lieu privé, ayant un impact sur le domaine public (par exemple s'il implique le stationnement de véhicules).

Pour des raisons d’ordre météorologique, d’alerte rouge par exemple, voire de nécessité impérieuse, le Maire peut annuler la manifestation sans que cela n’ouvre droit à indemnisation.

DOCUMENTS A TéléCHARGER

Quelle que soit votre manifestation, vous devez  remplir le formulaire ci-dessous, et l'accompagner au besoin, des autres pièces demandées comme les Cerfa ou plans.

Télécharger le formulaire d'organisation des manifestations sur le quartier des Essarts

> Formulaire manifestations 2019

 

Télécharger le cerfa à joindre au formulaire pour l'organisation d'une vente au déballage, vide grenier

> cerfa_13939-01

 

 

CONTACT

Secrétariat des services techniques & service manifestations

Tél : 02 51 62 61 63

Mail : techniques@essartsenbocage.fr